¿Qué tan productivas son tus reuniones Zoom? (parte 1)

Antes de la pandemia, los integrantes de las organizaciones se la pasaban en juntas, la mayoría de ellas improductivas: cada quien llegaba a la hora que se le pegaba la gana; se acababa hablando de todo, menos de aquello que los había hecho reunirse; el uso de la palabra lo acaparaban los jefes, los “rolleros” y los lambiscones, y se extendían ‘ad infinitum’ las horas. Si alguien de fuera tenía el infortunio de verse en la necesidad de hablar con alguno de los presentes, no había nada más frustrante que escuchar a la secretaria decir, en tono fulminante: “El licenciado López se encuentra en junta y no es posible interrumpirlo”.
Yo no sé si hemos pasado de Guatemala a “Guatepeor”, pero mucho me temo que la “juntitis” se ha transformado en “Zoomitis”, pues no hay situación o problema que no pueda remediarse pronunciando las palabras mágicas: “¿Y qué tal si nos reunimos por Zoom/Google Meet/etc.?” Cierto, con las restricciones del semáforo epidemiológico, muchas veces no nos queda de otra, pero creo que ha llegado el momento de meter orden al asunto en aras de la efectividad.
Lo primero que habría que decidir es qué tipo de situaciones son merecedoras de una reunión por Zoom. Si, por ejemplo, se trata de una mera sesión informativa, yo no le quitaría el tiempo a 10 o 20 personas reuniéndolas para algo que bien podría transmitirles por medio de un correo electrónico o un WhatsApp grupal. Lo que sí me parecería apropiado es abordar las circunstancias siguientes por medio de una reunión virtual: a) tomar decisiones, b) resolver un problema, c) generar ideas, d) hacer planes, e) recoger opiniones, f) consultar sobre un tema.
Si bien hay obvias diferencias entre una junta presencial y una sesión virtual, lo cierto es que ambas comparten un mismo propósito: congregar a un grupo selecto de personas para un fin específico, con el propósito de llegar a un resultado tangible. Algunas de las reglas que aplican a la junta tradicional siguen siendo válidas para la sesión a distancia: tener lista una agenda, empezar y terminar a tiempo, coordinar acciones para cumplir el objetivo deseado.
Al iniciar la reunión por Internet, es conveniente que el coordinador establezca las reglas del juego: si no les toca hablar, pedirles que apaguen su micrófono; encender la cámara en vez de colocar una imagen fija en pantalla; solicitar el uso de la palabra pulsando el icono de la manita levantada; hablar una persona a la vez, etc. A continuación, se enunciará el propósito de la junta, se dará lectura a la agenda y se establecerá la hora de término (me ha tocado estar en reuniones en las que se tuvo el acierto de colocar una cuenta regresiva en pantalla).
Ya en marcha la sesión, es importante que el facilitador se asegure de conceder el uso de la palabra en forma equitativa; de establecer una atmósfera de respeto, comprensión y confianza; de evitar el desgaste en temas triviales; de solicitar que los participantes sean claros y concisos: si un tema no avanza, dejarlo en reposo e iniciar el siguiente. Al finalizar la reunión, se dará lectura al acuerdo al que se ha llegado, especificando cuál es el plan de acción, incluyendo quién será responsable de ejecutar cada una de las tareas acordadas y cuál es el plazo de entrega. (CONTINUARÁ LA PRÓXIMA SEMANA).